E-mails profissionais
Veja as dicas a seguir e descubra segredos simples que irão dar um alto nível de profissionalismo a seus e-mails.
Saudação
Você pode começar o seu e-mail com um saudação do tipo “Dear Mrs. Price,”. Dependendo da formalidade de seu relacionamento com o destinatário, você pode utilizar o primeiro nome ao invés do sobrenome, como por exemplo: “Dear Jane,”. Se o relacionamento é mais casual, você pode dizer apenas “Hi Lillian,”. Se você está contactando uma empresa e não uma pessoa, pode escrever “To whom it may concern:” (A quem possa interessar). Se o destinatário for desconhecido você pode utilizar “Dear Sir / Madam,” Prezado(a) Senhor(a) e se for endereçado a diversas pessoas ou a um departamento “Dear Sirs” (Prezados Senhores).
Objetivo do e-mail
We are writing to you regarding… – Nós escrevemos a respeito de…
We are writing in connection with … – Nós escrevemos em atenção à/ao…
I am writing to enquire about… – Escrevo-lhe para saber sobre…
I am writing to you on behalf of… – Escrevo-lhe em nome de…
Your name (ou your email contact) was given to me by… – Seu nome foi dado por … (contextualização, caso seja necessário)
Your company was highly recommended by… – Sua empresa foi altamente recomendada por…
I’m writing to let you know that… – Estou escrevendo para informá-lo que…-
I (we) am (are) delighted to tell you that… – É um prazer de dizer-lhe que…
We regret to inform you that… – Lamentamos informar-lhe que…
E-mail resposta
Se você vai responder uma pergunta de um cliente, deve começar com uma linha de agradecimento. Por exemplo, se alguém tem uma pergunta sobre sua empresa, diga: “Thank you for contacting ____Company.” Se alguém respondeu a um e-mail seu, diga:
Thank you for your prompt reply. – Obrigado por sua pronta resposta.
Thanks for getting back to me. – Obrigado pela sua resposta.
Thank you for your consideration on that matter/regarding. – Obrigado pela sua consideração sobre aquele assunto/respeito.
Thank you for your availability/quick answer. – Obrigado por sua disponibilidade/ resposta rápida.
Anexos
Ao anexar um arquivo você pode dizer: “Please find attached” (attachment corresponde a “anexo” em inglês), “Hereby attached…”, “Please find enclosed…” ou ainda “Please find below” (ex: menção de um texto encaminhado para o destinatário).
The attachment is in… – O anexo está no formato…
I could not open your attachment this morning. My virus-checker program detected a virus. – Não pude abrir o seu arquivo anexo esta manhã. Meu programa antivírus detectou um vírus.
Para solicitações/ esclarecimentos
We would be grateful if… – Nós ficaríamos agradecidos se…
I would be grateful if you could… – Eu ficaria agradecido se o senhor pudesse…
Would you please send me… – O senhor/A senhora poderia, por favor, enviar-me…
We would appreciate it if you could send us more detailed information about… – Agradeceríamos se o senhor pudesse nos enviar informações mais detalhadas sobre…
Could you recommend… – O senhor/A senhora poderia recomendar…
We are interested in obtaining/receiving… – Nós estamos interessados em obter/receber…
Could you give me some information/tell me more about… – Você poderia me dar algumas informações/me dizer mais sobre…
I’m interested in receiving… – Estou interessado em receber…
There are several points we don’t quite understand regarding… Would you mind giving more details about… – Há vários pontos que não entendemos muito bem sobre… Você se importaria de dar mais detalhes sobre…
Considerações Finais
If you need any additional assistance, please contact me. – Caso necessite de qualquer assistência extra, por favor entre em contato.
I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible. – Eu ficaria agradecido se o senhor analisasse esta questão o mais rápido possível.
Thanking you in advance… – Desde já agradeço…
If we can be of any further assistance, please let us know. – Se pudermos ser úteis de qualquer outra forma, informe-nos por favor.
I look forward to discussing this with you. – Aguardo a oportunidade de discutirmos sobre isto.
I look forward to hearing from you soon. – Espero ter notícias suas em breve.
For further information please consult our website at… – Para maiores informações, por favor consulte nosso website…
Conclusão
Para concluir, coloque uma frase educada no final antes do seu nome. As melhores fórmulas são:
Yours faithfully – Cordialmente (Formal, destinatário de nome desconhecido)
Yours sincerely – Atenciosamente (Formal, amplamente utilizado, destinatário desconhecido)
Kind/Best regards – Lembranças (Informal, entre parceiros de negócio que se tratam pelo primeiro nome)
Regards – Abraços (Informal, entre parceiros de negócio que frequentemente trabalham juntos)
Não esqueça de reler tudo antes de enviar o e-mail para que não haja erros gramaticais.
